ALL’INTERNO:
L’Outsourcing procedurale degli approvvigionamenti; Resources Cruncher; Snellimento del Processo; etc…

L’Outsourcing Procedurale, un approccio all’introduzione Modulare, ha come obiettivo primario la flessibilizzazione del costo di gestione di un approvvigionamento

Come accennato nell’articolo Outsourcing Amministrativo e degli Approvvigionamenti, pubblicato nel nr. 1 del 1998 di Comprare Oggi, tratteremo ora in maniera piú estesa uno degli argomenti in esso citati: l’Outsourcing Procedurale degli Approvvigionamenti, un approccio all’introduzione Modulare che concentra l’attenzione sugli effetti delle attivitá di Outsourcing Provider su quelle degli enti interni con i quali essa interagisce e sulla totale trasparenza, e possibilitá di monitoraggio continuo, dei costi di impegno di risorse esterne.
L’outsourcing procedurale ha come obiettivo primario la flessibilizzazione del costo di gestione di un approvvigionamento evitando le collisioni, dirette e indirette, con i flussi gestionali e con le competenze specifiche degli enti aziendali coinvolti.
Dallo screening di un processo convenzionale emerge che le attività (o procedure) necessarie sono mediamente cinquanta / sessanta, coinvolgendo non meno di una decina di enti aziendali a vari livelli, da quello operativo a quello direzionale, e un numero di persone sicuramente elevato (tra dieci e venti) se si considera che spesso il processo é uguale indipendentemente dal tipo a dal valore dell’approvvigionamento. Spesso, alcune delle persone coinvolte nel processo, intervengono sulla stessa procedura piú volte.
L’introduzione dell’outsourcing procedurale necessita di un’analisi del processo di approvvigionamento fino ad entrare nel dettaglio del flusso e della gestione delle micro attivitá che lo compongono, dalla emissione della richiesta di approvvigionamento alla registrazione del pagamento della fattura (operativitá, comunicazione, controllo, archiviazione e consultazione documenti ecc.).

Resources Cruncher

La schematizzazione delle singole procedure, in particolare quelle micro, e la loro pesatura indicano in maniera sorprendente quante risorse umane, strutturali, temporali, e quindi economiche, vengono divorate da attivitá invece facilmente e immediatamente delegabili. Queste indicaioni generano nello spirito del management forti impulsi alla ricerca di soluzioni per la razionalizzazione dell’impiego di tali risorse al fine di reinvestire in maniera “lucrativa” tanto patrimonio aziendale latente, e di ottenere una loro maggiore partecipazione ai processi produttivi. Le energie di risorse normalmente focalizzate internamente vengono cosí focalizzate esternamente, su attività determinanti per la soddisfazione del proprio cliente.

Outsourcing Procedurale

La Procedura é il riferimento di base del concetto Outsourcing Modulare. L’Outsourcing Procedurale utilizza la modularitá del concetto sviluppato da UNITEC, ne é parte integrante ma é applicabile in maniera configurabile, in funzione delle attivitá che si ritiene conveniente delegare ad una gestione esterna ed é replicabile a livello di Gruppo. Non necessita dell’introduzione di tutti i tre moduli, di seguito descritti, che prevedono rispettivamente la gestione delle macro attivitá:

  1. evasione delle richieste di approvvigionamento (non presuppone il trasferimento della proprietá della merce);
  2. evasione delle richieste di approvvigionamento; consolidamento della logistica; consolidamento delle attivitá amministrative (presuppone il trasferimento della proprietá della merce);
  3. ottimizzazione delle giacenze di magazzino e rimozione delle obsolescenze (non è necessario il trasferimento della proprietá della merce, presuppone l’applicazione di uno dei moduli precedenti con alcune attivitá opzionali).

tre moduli integrano le singole procedure necessarie all’espletamento delle macro attività riportate ai punti 1, 2 e 3.

Snellimento del Processo

Le attivitá sono immediatamente trasferibili, i costi vengono flessibilizzati subito dopo l’introduzione di uno o piú moduli e sono sempre misurabili, tale flessibilizzazione si estende a beneficio di tutte le aree aziendali coinvolte nella gestione del flusso delle procedure. I singoli moduli sono espandibili con l’aggiunta di attivitá opzionali che non sono parte di un processo convenzionale, quali:

  • audit periodici;
  • reporting (consuntivazione dei risultati);
  • analisi delle interferenze e proposte di soluzioni;
  • aggiornamento prezzi;
  • ricerca di fornitori/costruttori alternativi;
  • introduzione di Outsourcing Facilities Software ed altre …. (www.unitec.it).

Effetti

Tra gli effetti piú significativi sono da citare l’elevata Compattazione delle Procedure, che significa liberare le risorse interne da attivitá molto impegnative in termini di tempo come il Follow Up, la riduzione dei tempi, quindi costi, di comunicazione e in caso di introduzione di risorse informatiche dedicate, una elevata Consistenza delle informazioni da esse rese disponibili, evitando che le informazioni possano essere alterate dalla necessitá di mettere insieme informazioni di dettaglio provenienti da piú fonti per ottenere l’informazione Intera desiderata.

Outsourcing Integrated Software Platform

L’introduzione di una piattaforma software dedicata consente il Feedback On-line disponibile automaticamente ad ogni espletamento di procedura da parte della struttura esterna (www.unitec.it), in altre parole ogni risorsa/ente coinvolta nel processo di approvvigionamento puó controllare lo stato di avanzamento di una richiesta di approvvigionamento in qualsiasi punto del flusso, oltre a poter accedere a informazioni ad essa collegate (p.e. listini, riscontro fatture e bolle). Ció viene reso possibile accedendo ad archivi sempre in linea resi disponibili dall’Outsourcer Provider utilizzando un sistema di gestione delle informazioni del tipo Information Oriented.

Replicabilità

L’Outsourcing Procedurale trova grandi spazi per mostrare i vantaggi della sua applicazione oltre che nei settori dei materiali ausiliari e di produzione, anche in quelli della Gestione Approvvigionamenti Ricambi per i propri clienti e degli Approvvigionamenti Internazionali di materiali di produzione, in particolare quando di basso valore economico ma necessari per la realizzazione dei propri prodotti. In quest’ultimo ambito, per aziende di uno stesso Gruppo ma dislocate in nazioni diverse, un’aspetto determinante per gli effetti vantaggiosi generati, é il delegare, e concentrare, presso un ente specializzato (esterno, ma controllabile) la responsabilitá della evasione delle necessitá delle varie sedi senza penalizzarne nessuna e del loro coordinamento, congiunto con il Cliente, grazie al Feed Back prodotto costantemente dall’Outsourcing Provider che ha, e replica, una visibilitá completa delle necessitá e delle relatative evasioni, riducendo le attivitá interne degli enti che utilizzano le risorse esterne alla verifica e aggiornamento dei programmi di approvvigionamento.
L’effetto di maggior valore, per quanto possa sembrare elementare, é come giá detto la flessibilizzazione dei costi. Le prestazioni dell’Outsourcing Provider sono fonte di costi aziendali solo quando esse vengono richieste, e altro effetto prezioso é la trasparenza dei costi, in quanto la remunerazione del servizio di Outsourcing Procedurale é proporzionale al numero di procedure gestite, quindi monitorabile e misurabile in qualsiasi momento.
I successi piú eclatanti di un processo di miglioramento si manifestano a seguito di grandi iniziative, innovazioni tecnologiche e riorganizzazioni, ma molto spesso sono il frutto di piccoli, graduali e sistematici affinamenti.
Condividendo questo pensiero, molto diffuso nella cultura giapponese, riteniamo che ricorrere a risorse esterne per elevare le performance di quelle interne, anche iniziando dal trasferire la gestione di attivitá operative (approccio all’outsourcing di tipo Procedurale) a Provider che della gestione di tali attivitá hanno fatto la propria specializzazione e core business aziendale, possa fornire un forte contributo all’applicazione della filosofia del “pensare snello”, uno dei cui risultati in termini di efficienza é l’abbattimento degli sprechi e in ogni caso un migliore utilizzo delle risorse aziendali interne.